FAKTURIRANJE -  FAKTURE IZ POGODB

z WEB poročanjem povzročiteljev odpada

Splošna navodila

1.      Fakture iz pogodb

Opcija omogoča pripravo faktur za pogodbeno dogovorjeno obdobno fakturiranje storitev z možnostjo dodajanja pozicij, ki niso predmet pogodbe. Omogoča izdelavo faktur na podlagi pogojev ki so vpisani v pogodbah (količina, cena, datum, veljavnosti, valuta, transakcija, rok plačila, ...).

Preko desnega menija izberemo meni Dodatno. Če je opcija vklopljena in so pravilno nastavljene vse sistemske nastavitve so na voljo sledeči meniji:

-          Fakture iz pogodb

-          Poračun faktur iz pogodb

-          Pregled pripravljenih podatkov za poračun faktur iz pogodb

-         

Ponudi se pogovorno okno, preko katerega lahko pripravimo fakture iz  pripravljenih pogodb za avtomatsko fakturiranje. Na pogovornem oknu določimo odločitvene pogoje in obvezno določimo datum veljave od - do. Po potrditvi se ponudi okno predlaganih faktur, katere označimo/odznačimo za dejansko izdelavo. Izdelavo dokončno izvedemo preko desnega menija.

Pripravile se bodo le fakture z artikli iz pogodb za avtomatsko fakturiranje, ki imajo:

• v koloni količina vrednost večjo od 0

• v koloni Datum veljave Od in koloni Datum veljave Do, datumsko obdobje, ki se natančno ujema s pogoji iz izbornega okna

• v koloni Datum obračuna prazno vrednost

Program izdela ne knjižene fakture. Fakture je dovoljeno popravljati. Brisanje posamezne pozicije fakture samodejno sprosti pozicijo pogodbe za ponovno fakturiranje.

2.      Pogodbe za avtomatsko fakturiranje

Opcija  omogoča pripravo faktur za pogodbeno dogovorjeno obdobno fakturiranje storitev z možnostjo dodajanja pozicij, ki niso predmet pogodbe. Omogoča izdelavo faktur na podlagi pogojev ki so vpisani v pogodbah (količina, cena, datum, veljavnosti, valuta, transakcija, rok plačila, ...).

a.       Nastavitev Fakture - dodatni meni za fakture

b.      Nastavitev – sistemske nastavitve  Pogodbe  za avtomatske fakture

- na pozicije pogodb ni možno vnašati akcij ( akcija je časovno omejena pozicija pogodbe za posamezni artikel.)

- na pozicije pogodb ni  možen vnos količinske lestvice - cenovna lestvica s kriterijem po količini

Vstop v šifrant se prične s pogovornim oknom, kjer določimo pregled pogodb za posameznega partnerja, konkretno pogodbo ali ustrezen status (aktivne, neaktivne ali pogodbe v pripravi).

Dokument je sestavljen iz glave dokumenta - pogodbe in pozicije pogodbe.

c.       Glava pogodbe

V glavi pogodbe določimo partnerja in osnovne podatke za pripravo fakture.

Podatka Popust in Rabat, ki sta na voljo v glavi ponudbe, se uporabljata le kot pomočnika pri vnosu pozicij. Podatka Popust in Rabat iz glave pogodbe se kasneje pri izdelavi  fakture ne bosta več upoštevala-ponujala.

 

Med polja za vnos glave je mogoče dodati prejemnika računa in/ali prejemnika blaga. Če sta dodana, se prenese/ta na račun. 

d.      Pozicije pogodbe

Na pozicijah pogodbe določimo storitve, ki jih bomo zaračunavali našim partnerjem.

Popust in rabat se ponudita taka, kot sta določena v glavi pogodbe. Lahko ju  spremenimo.

Datume lahko določimo ali jih pustimo prazne.

Obvezno moramo določiti planirane količine. Če gre za planirano letno količino, ki jo bomo fakturirali po dogovorjenih obdobjih, količino pustimo prazno in postopek določanja količin nadaljujemo preko desnega menija.

Obvezno vnesemo tudi ceno, saj jo avtomatske obdelave potrebujejo za pripravo pozicij dokumenta faktura.

 Na desnem meniju je na voljo meni Fakture iz pogodb\Preračun iz letne količine v količino za fakturo. Ponudi se pogovorno okno, na katerem izberemo preračun na mesec, kvartal, polletje ali letno količino. Po potrditvi bodo nastale nove pozicije za izbrani  artikel pogodbe.

Postopek ponovimo za vsak artikel posebej. Delitev je lahko za vsak artikel drugačna.

Slika : delitev letne količine na mesečne, kvartalne ali polletne 

Na desnem meniju je na voljo tudi meni  Spremembe cen artikla. Cene se bodo spremenile na osnovni poziciji in na vseh pozicijah na podrejenih pogodbah, ki ustrezajo izbiri (ne glede na ceno ali samo artikle, ki imajo enako ceno.

Slika:  sprememba cene artikla

3.      Kopiranje pogodb iz enega leta v drugo leto

Scenarij  postopka:

1)      Vnos nove letne pogodbe s statusom »V pripravi« , kar je pogoj za prikaz na Web letni napovedi:

a.       S kopiranjem stare  pogodbe2015 v novo pogodbo  leto  2016

             i.      Uporaba redne naloge, potrebna je končna ročna korekcija pozicij, predvsem brisanej odcečnih pozicij

             ii.      Uporaba DOPO naloge,  posebna rešitev po prijavi  9927755  ,  opis v priponki, ta bo predvidoma nameščena 29.12.15 ( priporočena oblika )

             iii.      MIT izvede kopiranje vseh Z*15  pogodb v nove Z*16 pogodbe, pri tem kopira samo planske pozicije, planirano količino , kjer  je ta 0 postavi na 0,001 (Q_POG>0 je pogoj za  prikaz v letni napovedi).

-      Ta verzija rešitve  je testno že  izvedena danes     na vaši redni bazi, v kolikor  vam ne odgovarja, je pripravljen postopek ( izvaja MIT), za izbris teh pogodb »v pripravi«.

b.     Z ročnim vnosom novih pogodb za leto 2016 in vnosom ustreznih artiklov, Planska količina >0,00 T., Status pogodbe »V pripravi«

2)      Partnerji dostopja do Web vmesnka, novi zavihek »Letna napoved«

a.       Vnesejo napoved, obvezno sproti shranijo in po želji po vsaki shranitvi izpišejo oddano napoved.

3)      Ko so vse napovedi oddane , Unirec spremeni status pogodbe v Aktivna, s tem se pogodba umakne iz zahka Letna napoved v zavihek »Vnos novega poročila« , seveda če je vnos tega že dovoljen.