Program avtomatično kreira temeljnico s podatki knjiženih prejetih računov za izbrano obdobje, ki pri predhodnih prenosih v glavno knjigo še niso bili vključeni.
V primeru, da nimamo vključene opcije takojšnjega prenosa ob knjiženju prejetega računa, izvajamo prenose v meniju Ostalo / Prenos v Glavno knjigo.
Pri prenosu lahko izbiramo med tremi različnimi načini prenosa. Način prenosa se nanaša na to, kako združeni bodo podatki o prejetih računih na temeljnici v glavni knjigi.
Načini prenosa:
- zbirni prenos: program sešteje prejete račune, ki smo jih zajeli z obdobje za prenos, ki imajo knjižbe na istih kontih, stroškovnih mestih, enotah in jih na temeljnico v glavno knjigo prenese združeno;
- ločeno po dokumentih: program za prenos prenese na temeljnico vsak dokument posebej s tem, da združuje pozicije prejetih računov, ki imajo isti konto, isto stroškovno mesto, davčni datum. Različna opomba na prejetem računu ni razlog, da bi se pozicija na prejetem računu prenesla ločeno (če so preostali podatki enaki);
- ločeno po pozicijah dokumentov: program prenese v glavno knjigo kot svoj zapis ločeno knjižbo za obveznost in ločeno knjižbo za vsako pozicijo prejetega računa. Različna opomba na prejetem računu JE razlog, da bi se pozicija na prejetem računu prenesla ločeno (če so preostali podatki enaki). Ta prenos uporabimo pri knjigovodskih popravkih, ko so vsi podatki na poziciji enaki razen npr. davčne oznake...
Slika 1: Pogovorno okno z možnostjo omejitve prejetih računov za prenos v glavno knjigo
Omejitveni pogoji pogovornega okna:
- Enota: enota za katero pripravljate temeljnico;
- Od datuma: če je do vpisanega datuma še nepreneseni račun se le-ta po potrditvi tega datuma takoj prikaže;
- Do datuma: obdobje upošteva datum veljave računov (obdobje naj ne bo daljše od enega
meseca);
- Datum veljave: kakšen datum veljave naj bo na temeljnici v glavni knjigi (ponudi se zadnji dan obdobja, za katerega se prenos izvaja);
- Oznaka dokumenta: pod katero oznako bo temeljnica v GK pri zbirnem prenosu;
- Opis: opis temeljnice pri zbirnem prenosu - ponudi se opis na podlagi obdobja prenosa. Posamičen prenos - odvisno od izbora v rubriki Opis (naziv partnerja ali opombe iz prejetega računa).
- Konto izravnave: konto za morebitne stotinske izravnave pri temeljnici. Na ta konto se veže znesek izravnave pri morebitnem neskladju zneskov glave in pozicij prejetih računov, predvsem v primeru deviznih računov. V primeru odstopanja zneska pozicij z zneskom glav, se za razliko avtomatično pripravi pozicija s kontom izravnave.
- Stran knjiženja stotinske izravnave: možnost izbora med v breme ali v dobro;
- Projekt izravnave: splošni projekt za morebitne stotinske izravnave na temeljnici in sicer v primeru, da je konto za stotinske izravnave označen v kontnem načrtu tako, da na njem spremljamo projekte;
- Stroškovno mesto: stroškovno mesto za morebitne stotinske izravnave pri temeljnici. V primeru, da se na razredu konta za izravnavo vodijo stroškovna mesta, je stroškovno mesto obvezen vnos poleg konta za izravnavo temeljnice.
Omogočen je prenos na originalnih stroškovnih mestih ali združeno na enem stroškovnem mestu kar določimo z izborom med:
- ločeno po stroškovnih mestih,
- združeno na stroškovno mesto (izberemo na katero stroškovno mesto naj se knjižbe prenesejo). To opcijo bi izbrali, če v glavni knjigi ne bi želeli imeti knjižb razdeljenih po stroškovnih mestih, ker bi nam poročila iz programa Zajem zadostovala za potrebe pregleda knjižb po stroškovnih mestih.
Po potrditvi omejitvenih pogoje z gumbom <V redu>, program pripravljene podatke za prenos v glavno knjigo.
Pred prenosom program testira ali je temeljnica izravnana, ali so davčni datumi vneseni na davčnih pozicijah, ali je odprto obdobje za prenos v glavno knjigo. Glavnina testov se izvaja že ob samem knjiženju prejetega računa.
Funkcionalnost desnega menija:
- Seštevki (DBL-dvojni klik);
- Izpis temeljnice (v primeru izpisa po prenosu, je na izpisu vpisana št. temeljnice v glavni knjigi);
- Izpis seznama prejetih računov;
- Prenos v glavno knjigo (s tem postopkom izvedemo prenos knjižbi iz pregleda na temeljnico v glavno knjigo) Prenos za posamezni zapis je enkraten postopek.
Slika 2: Avtomatična priprava temeljnice knjiženih prejetih računov za prenos v program Glavna knjiga