Podpisovanje potnih nalogov in obračunov potnih stroškov preko spletnega vmesnika
1. Proces elektronske odobritve službene poti in potrebne prednastavitve:
- Prednastavitev šifrantov potnih nalogov in podpisnih verig za potne naloge;
- Vnos potnih nalogov za službene poti v okviru programa Potni nalogi;
- Izbor podpisne verige za odobritev potnega naloga;
- Odobritev službene poti s podpisom potnega naloga.
V okviru programa Potni nalogi je omogočena nastavitev, da se pri izpisu potnega naloga in obračuna potnega naloga pdf slika izpisa shrani na ustrezen zapis v bazo podatkov. Po vsaki korekturi zapisa je potrebno kreirati tudi izpis, ker se predhodni zbriše.
Izpis naloga se prikaže tudi v programu webPodpisovanje kot priponka naloga. Možen je pregled tudi ostalih priponk naloga.
V naslovni vrstici je razvidno, kdaj je predvidena službena pot, kdo gre na službeno pot in v polju Znesek je prikazan znesek akontacije. Zneski so preračunani v devizo EUR po tečaju iz naloga. Znesek akontacije se prikaže z negativnim zneskom.
Preostali podatki so razvidni iz pregleda izpisa potnega naloga.
Slika 1: Pregled potnega naloga prejetega v podpis
Ko se nalog preda v podpisovanje, ni dovoljeno spreminjanje podatkov na glavi naloga.
Po potrditvi potnega naloga s strani podpisnikov je omogočeno vnesti ostale podatke o realizaciji službene poti. Nalog se ne dovoli spremeniti.
2. Proces elektronske odobritve obračuna potnih stroškov:
- Po opravljeni službeni poti, vnos realizacije službene poti preko programa Potni stroški;
- Dodane priponke na obračun potnih stroškov in izpis obračuna potnih stroškov s potrditvijo (nalog dobi status 4);
- Izbor podpisne verige za odobritev stroškov službene poti;
- Potrditev obračuna potnih stroškov s strani podpisnikov preko programa Podpisovanje ali Potni nalogi.
Pri webPodpisovanju se v pregledu dokumenta desno prikaže obračun potnega naloga, ki se kreira in kot pdf zapis shrani ob izpisu naloga s potrditvijo.
V stolpcu Znesek je prikazano, kakšen je celoten strošek službene poti. V polju Davčna osnova pa je za akontacijo znižan znesek potreben še za izplačilo.
Obračun potnega naloga je omogočeno razširiti v pozicije, kjer so po dnevih prikazane pozicije za kilometrino, dnevnice in ostale stroške.
Slika 2: Podpis obračuna potnega naloga
Pri vzpostavitvi sistema podpisovanja potnih nalogov in obračuna potnih nalogov je potrebno podpisati vse dokumente. Podpisovanje je omogočeno preko programa Zajem prejetih računov ali preko programa Podpisovanje.