Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Navigate Up
Sign In

Navodila

:

VSI_Anonimizacija

MIT navodila za uporabo programa Orkester

Prepis dokumentov fizičnih oseb - Pravica do izbrisa, uničenje dokumenta glede na rok hrambe

 

Partnerji - fizične osebe:

Pravna podlaga za hrambo in za potrebe davčnega pregleda je 10 let. Rok za tožbo je 5 let oz. 2 leti, če ni prišlo do realizacije.

- Dokumenti, prejeti oziroma izdani fizičnim osebam, je po roku trajanja potrebno uničiti. To pomeni izbris priponk, pdf oblike dokumenta, anonimizacija zapisa.
- Prepis podatkov partnerja fizične osebe, je potrebna, ker ni pravne podlage za vodenje podatkov.

Dokumenti, zapisi se anonimizirajo v programu nastanka in v obstoječi bazi. Ob tem kličejo funkcije, ki omogočajo nadzorovano anonimiziranje podatkov v povezanih zapisih.

Za uničenje dokumentov v npr. papirni obliki poskrbi uporabnik sam. Enako velja tudi za prepis podatkov v arhivu. V primeru, preslikave (replikacije) partnerjev med bazami mora uporabnik poskrbeti, da so iz tega postopka izločene fizične osebe.

Moduli za prepis so po programih in sicer v meniju Ostalo. Delovno okno je poenoteno. Za delo je potrabna dodatna pravica.

 

Postopek dela:

Najprej izberemo leto od katerega želimo podatke anonimizirati. Tu moramo slediti ustrezni zakonski podlagi. V programih izdanih ali prejetih računov program že sam ne dovoli izbora pod 10 let.

 

Pretipkamo (skopiramo) predlagano Kodo in jo potrdimo.

VSI_Anonimizacija_vstop.jpg

Slika 1: Modul za anonimizacijo

 

Program na pregled prikaže podatke partnerjev, ki so v šifrantu partnerjev označeni, da gre za vrsto partnerja F-fizična oseba. Podatki prikazani na pregledu so odvisni od programa, kjer se obdelava izvaja. Anonimizacijo sprožimo preko ikone (klicaj v rumenem krogu) ali klic preko dodatnega menija. Program po izvedbi prepisa podatkov javi koliko zapisov je bilo obdelanih in se vrne na osnovni meni.

Če ima dokument dodano priponko, pdf, xml oblika računa, se bodo tudi ti dokumenti zbrisali iz baze. Ostanejo anonimizirani zapisi, da ostanejo poročila nespremenjena.

VSI_Anonimizacija.jpg

Slika 2: Pregled podatkov pred anonimizacijo

 

Ker se smatra, da so npr. davčni pregledi za celo leto, se tudi pri tem postopku obravnavajo dokumenti glede na leto iz datuma veljave. Postopek za anonimizacijo naj uporabniki izvajajo vsaj enkrat letno.

 

 

Blagajna

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico BP.ADMIN. Na maski za anonimizacijo je predlagano leto 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija dokumentov se izvaja na knjižbah tabele blagajna (BP_VKNJIZ1) spremeni šifro partnerja na neznanega partnerja in sicer XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Sprazni se tudi polja Opis, Davčna št., Drugo. V to tabelo se beležijo podatki redne blagajne, blagajne drobnega odkupa in blagajne igre na srečo.
 
V dodatno tabelo Blagajne igre na srečo (BP_BP_GL) se povozijo podatki Priimek, Naslov, OI_REG, Davčna št., Naziv2, Naziv3, Stevilka in to ne glede na šifro partnerja. Vse kar je starejše od izbranega leta. Šifra partnerja se prepiše z XXXX, če je v šifrantu partnerjev označen, da gre za fizično osebo.
 
Zbrišejo se še pripadajoče priponke.
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.BP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.BP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')

 

Dodana tudi nova pravica BP.FO_DOK. Uporabniku brez te pravice bo dovoljen vpogled v arhiv knjiženih podatkov starih do 2 leti. Kontrola se izvaja v modulih kjer se vrši vnos (Dokumenti) in v meniju Poročila / Poročilo po izbranem ključu.

 

Glavna knjiga

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico GK.ADMIN. Pravica se uporablja tudi za zaključke let in bolj zahtevne postopke glavne knjige.
Na maski za anonimizacijo podatkov je privzeta nastavitev leta predlagana za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija se naredi na knjižbah kjer je šifra partnerja označena, da gre za fizično osebo. Spremeni se šifra partnerja na XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Sprazni se tudi polja Opis, Opomba.
 
Priponke so vezane na celotno temeljnico in zato ostanejo v tabeli.
 
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.GK_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.GK_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')
 
 

Knjiga pošte

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico KP.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski je za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo.
Prepis dokumentov spremeni šifro partnerja, dobavitelja na neznanega partnerja in na šifro XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Povozi se naziv in naslov partnerja v zapisu Knjige pošte. Brišejo se tudi vezane priponke shranjene v bazo podatkov.
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.KP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.KP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')
 
Dodana je tudi nova pravica KP.FO_DOK. Uporabniku brez te pravice ne bo dovoljen vpogled v dokumente fizičnih oseb starejših od 2 leti. Kontrola se izvaja v modulu kjer se vrši vnos - meni Dokumenti - Prejeta pošta, Oddana pošta.
 

Obračun obresti

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico OBR.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski je za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.

Anonimizacija obračunov spremeni šifro partnerja na neznanega partnerja in na šifro XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Briše se tudi shranjen pdf obračuna.

(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.OBR_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.OBR_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')

Dodana tudi nova pravica OBR.FO_DOK. Uporabniku brez te pravice bo dovoljen vpogled v arhiv knjiženih obračunov fizičnih oseb starih do 2 leti. Kontrola se izvaja v modulu kjer se vrši vnos (Dokumenti) in v meniju Poročila.

 

Plačilni promet

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico PLP.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski je za 5 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija se izvaja na zapisih bančnih izpiskov. Postopek spremeni šifro partnerja na neznanega partnerja in sicer XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Povozijo se podatki Plačnik, Opis, Kraj, Naziv, Sklic.
 
Brišejo se priponke vezane na zaporedno številko zapisa kateri se je anonimizaral.
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.PLP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.PLP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')
 
Tabela plačilnih nalogov, virmani kateri so bili pripravljeni za kreiranje datoteke in plačilo na banki se ne spreminjajo. Omogočeno jih je brisati - preko menija Brisanje starih podatkov. Tu ni omejitve na tip partnerja. Po sprožitvi se podatki brišejo dokončno. Potrebuje se pravica PLP.OSTALO.
 

Saldakonti

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico SAK.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski se ponudi za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija se naredi na knjižbah kjer je šifra partnerja označena, da gre za fizično osebo. Spremeni se šifra partnerja na XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Sprazni se tudi polja Opomba, sklic. Vpiše se datum spremembe na trenutni datum. Brišejo se tudi pripadajoče priponke.
 
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.SAK_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.SAK_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')

Z izdajo 911-000 se anonimizacija izvede tudi za tabelo SAK_OPOM_GL - arhiv opominov. 
 
 

Spremljanje projektov

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico VP.ADMIN. Privzeta nastavitev leta je za 5 let nazaj, ki jo lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija dokumentov na knjižbah v tabeli spremljanja projektov spremeni šifro partnerja na neznanega partnerja in sicer XXXX z nazivom Fizična oseba - brisano. Sprazni se tudi polje Opis. Zneski in ostalo ostanejo nespremenjeni.
 
Brišejo se priponke vezane na ta zapis.
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.VP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.VP_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')

 

Zajem prejetih računov

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico ZAJ.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski je za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.
 
Anonimizacija obračunov spremeni šifro partnerja in dobavitelja na neznanega partnerja s šifro XXXX. Spremeni se naziv iz računa na Fizična oseba - brisano.
Povozi se tudi dobaviteljeva številka računa, sklic, sprazni se TRR dobavitelja. Brišejo se pripadajoče priponke.
 
(naziv procedure za prikaz dokumentov:     dbo.ZAJ_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'PREGLED' in za vpis:  dbo.ZAJ_ANONIM_FO ?m.pnLeto,'VPIS')
 
Dodana tudi nova pravica ZAJ.FO_DOK. Uporabniku brez te pravice ne bodo prikazani računi fizičnih oseb starejših od dveh let. Kontrola se izvaja v modulu kjer se vrši vnos (Dokumenti) in v meniju Poročila - Pregled računov.

Fakturiranje in MBK

Uporabnik za izvedbo postopka potrebuje pravico FA.ADMIN in MBK.ADMIN. Privzeta nastavitev leta na maski je za 10 let nazaj, ki ga lahko spremenimo na minimalno 2 leti.

Anonimizacija obračunov spremeni šifro partnerja, prejemnika, naročnika in prejemnika blaga  na neznanega partnerja s šifro XXXX. Spremeni se naziv iz računa na Fizična oseba - brisano.​

Upošteva se Datum odpreme na dokumentu. 
Zaenkrat se naredi samo za dobavnice/fakture in prevzemnice.​

Privzeta nastavitev je 10 let od datuma veljave dokumenta. Iz pregleda v meniju Ostalo, je na vstopu omogočeno spremeniti število let vendar ne manj kot 2 leti. 

Brišejo se tudi priponke.