Z opcijo Knjigovodski popravki lahko pripravimo knjižbe z ustreznimi popravki na kartici partnerja.
Slika 1 - Opcija za pripravo knjigovodskih popravkov v meniju Dokumenti
Po potrditvi opcije se odpre posebno okno, kjer izvedemo najprej pripravo podatkov, ki jih želimo spremeniti glede na izborne pogoje, nato pa vpišemo nove vrednosti, ki jih želimo spremeniti z novimi knjižbami.
Vsi stolpci, ki so sivo obarvani, imajo omogočen direkten vnos podatkov, ki se bodo upoštevali na novi knjižbi. Stara knjižba se stornira. Z direktnim vpisom na želeno knjižbo vpišemo pravilen podatek.
Slika 2 - Pomoč pri pripravi knjižb s popravki
Pomoč z izborom:
- Stroškovno mesto (lahko je prazno), Konto (obvezen je vnos konkretnega konta, * ni dovoljena), Šifro partnerja (dovoljena je tudi *) in obdobje pregleda podatkov za partnerja.
Če smo postavljeni na neko konkretno knjižbo vneseno na Vnosu, potem nam program ponudi na izboru podatke iz postavke, na kateri stojimo.
V polju Saldo nad je osnovni zapis vedno 1. Naročnik lahko vrednost popravi na 0, s tem pa na predogled dobi kartico vseh knjižb za obdobje.
Najprej izberemo v stolpcu Potrditev knjižbe, ki jih želimo popraviti, stornirati.
Za vsak potrjen dokument z, na primer novim podatkom o simbolu, se kreirata dve knjižbi. Osnovna se stornira in kreira se nova s spremenjenimi podatki.
Kreirajo se knjižbe pod uporabniškim imenom izvajalca.
Pri pripravi podatkov se izvaja tudi kontrola na že zaključeno obdobje.
V primeru odprte opcije XTAKOJ_KNJ se knjižbam takoj spremeni status na Knjižene. Če opcije naročnik nima, se knjižbe kreirajo na predogled neknjiženih dokumentov uporabnika.
Knjigovodske popravke s spremembo na kontu lahko delamo samo za knjižbe, ki nimajo vezav, torej imajo saldo <>0 in saldo enak znesku dokumenta (breme ali dobro). Če želimo popravke za konto delati za knjižbe s saldom 0 ali z neto saldom različnim od salda, potem moramo najprej odpreti vse vezave na dokument.
Na predogled podatkov je vidno tudi polje Protikonto, s tem je vidno, na katerem protikontu se nahaja osnovna knjižba. Če postavka protikonta nima, program ponudi na predogled vedno konto, ki je definiran v sistemski spremenljivki XPKON_AVA (999999). Če v sistemski konta avtomatskih preknjižb ni definiranega, je to polje na predogledu prazno. Protikonto, ki je definiran v sistemski spremenljivki XPKON_AVA ni mogoče popraviti na redni protikonto, program javi obvestilo. Kontrola je narejena zaradi nesaldiranje temeljnice, ki se v takšnem primeru pripravi za prenos v GK. Mogoče je popraviti samo redne protikonte in tako avtomatsko generirati knjižbe. Na polje Protikonto je vzpostavljena kontrola, ali se konto vodi po stroškovnih mestih.
V primeru spremembe simbola postavke imata novi knjižbi vedno definiran nov simbol (storno in nova knjižba).
Podatki Datum računa, Dobaviteljeva številka računa, Števec in Koda namena se na storno knjižbi in novi knjižbi ohranijo iz originala.
Enako velja za spremembo datuma veljave. S tem ne povzročimo nesaldirane temeljnice po simbolu oz. v različnem poslovnem obdobju.
Prikaz se izvede samo v primeru, ko ima naročnik vklopljeno opcijo takojšnjega knjiženja v saldakontih.
V primeru, da ima naročnik vklopljen tudi prenos v GK ob knjiženju (XPREN_GK=.T.) program naredi tudi novo temeljnico in izvede se prenos v Glavno knjigo.
Na desnem meniju tega okna za pripravo knjigovodskih popravkov imamo možnost pregledovati vezave dokumentov, izvajati Seštevke in Označitev podatkov za pripravo avtomatskih knjižb.
Slika 3 - Opcije desnega menija Knjigovodskih popravkov