Terminologija

Podatkovna baza

je zbir podatkov, ki jih uporabljamo. Podatkovno bazo si najlažje predstavljamo kot fascikel, v katerega so vloženi listi s podatki. 

Zapis

je vnos v podatkovno bazo. Če si predstavljamo podatkovno bazo kot fascikel, si lahko zapis zamišljamo kot list s podatki.

Pozicija

je osnovni del zapisa. Po gornji analogiji si lahko pozicijo predstavljamo kot eno vrstico na listu z računom. 

Šifrant

je podatkovna baza z vpisanimi podatki, ki jih stalno uporabljamo. Tako poznamo na primer šifrante poštnih številk, denarnih enot, kupcev, ...

Značilno za šifrante je, da jih uporabljamo povsod tam, kjer želimo nek podatek vpisati enkrat in ga večkrat uporabljati.

Poslovni partnerji

so vsi subjekti (osebe) ki nastopajo v programu. Mednje štejemo kupce, dobavitelje, prevoznike, ... 

Oddelek

je organizacijska enota znotraj podjetja. Najpomembnejša vrsta so skladišča, ki so v bistvu oddelki, katerim omogočimo vodenje zaloge. Oddelek pa lahko uporabljamo tudi za drugo razločevanje, na primer za označevanje zaključkov. 

Posel

je zbirka vhodnih in izhodnih računov ter neposrednih stroškov, ki tvorijo zaključeno celoto. 

Materialna sredstva

so vse materialne in nematerialne stvari, ki nastopajo v poslovnem procesu. Med materialna sredstva štejemo tako trgovsko blago, izdelke, storitve, materiale, polizdelke, embalažo in ostale artikle, ki jih napišemo ali dobimo napisane na računih in drugih dokumentih. 

Vrsta dokumenta

je vsaka akcija, ki nastopa v programu. Med vrste dokumentov štejemo prevzem in izdajo računa, sprejem naročila, prevzem artikla v servis, prenos med skladišči, knjiženje temeljnice v saldakontih in podobno.

Promet

je vrsta dokumenta, ki spremeni stanje skladišča. Med promet štejemo prejete in izdane račune, reverze, spremljanje komisije, prenose med skladišči in podobno.

Oblika dokumenta

je predloga, na podlagi katere programski paket izpiše zapis na zaslon in tiskalnik. Obliko dokumenta si najlažje predstavljamo, če si zamislimo formular, v katerega program vpisuje podatke.

Obračun

je pregled podatkovne baze po določenih kriterijih. Obračun je pravzaprav izpis skupine zapisov, ki podlegajo vnesenim kriterijem (na primer obračun izdanih računov v datumskem obdobju). 

Kosovnica

je načrt, kako iz enostavnih materialnih sredstev dobimo sestavljeno materialno sredstvo. Kosovnica pa se ne uporablja le pri proizvodnji, ampak z njo lahko določimo tudi sestavljeno storitev ali sestavljeno blago. Uporabimo jo lahko pri poljubnem materialnem sredstvu, ki je označen kot lastni proizvod.