Vodenje nabave: Prejeti predračuni
Oseba, ki je v stiku z dobavitelji in povprašuje po predračunu, je običajno zaposlena v Nabavi. Zato smo modul evidence predračunov dobaviteljev vključili v okviru programa Vodenje nabave.
Evidenca nabavnih predračunov omogoča:
1. Vnos predračuna dobavitelja z osnovnimi podatki kot so:
- Dobavitelj oziroma partner
- Tip predračuna, kar določimo z oznako, ki ima vpisan konto avansa le-ta pa denarno enoto
- Dobaviteljevo številko predračuna in sklic, transakcijski račun partnerja
- Znesek predračuna
- Znesek za plačilo, ki je znižan za morebitni skonto
- Davčno osnovo predračuna, ki pomeni možnost kontrole z naročilnicami
- Pogodbo, stroškovno mesto,
- Odobritelj predračuna
2. Ko je predračun odobren s strani odgovorne osebe, je omogočena sprememba statusa predračuna na status potrjen predračun.
Potrjen predračun je zaprt za spreminjanje. Lahko pa ga povežemo z nabavnimi naročilnicami, ki jih izstavimo dobavitelju. Za vsako sukcesivno dobavo, svoja naročilnica kjer določimo
tudi dogovorjen rok dobave.
Potrjen predračun se nam ponudi tudi v plačilo v okviru programa Plačilni promet.
V modulu priprava obveznosti za plačevanje je dodana nov vir priprave obveznosti in to so Prejeti predračuni. Program upošteva valuto za plačilo iz predračuna in znesek za plačilo
je znesek iz predračuna zmanjšan za delna plačila preko transakcijskega računa in preko modula Kompenzacije.
Prejete predračune smo vključili tudi v modul Rezervacije in začasne knjižbe v programu Saldakonti:
To pomeni, da je predračune dobavitelja omogočeno vključiti v medsebojno kompenzcaijo, verižno kompenzacijo in v ePobot oziroma eKompenzacije.
Za plačilo se izračunava in ponuja razlika med Prejetim predračunom, zmanjšanim za izvedena plačila.
Predračun smo tako plačali.
Ko pride prejeti račun, ki je bil lahko delno ali v celoti plačan s predračuni, je narejen nov način povezovanja prejetih predračunov in avansov knjiženih v saldakontih.
Na prejetem računu se kreira povezava med plačanimi avansi knjiženimi v saldakontih. V primeru, da smo za plačane avanse prejeli več računov, se nam na naslednjem računu ponuja le še razlika.
V primeru, da smo pred prejemom računa prejeli avansni račun je omogočena vezava več avansnih računov za prejeti predračun oziroma plačane avanse.
Nadzor nad celotnim procesom od prejetega predračuna do končnega računa lahko spremljamo preko dveh nadzornih točk.
Prvo je v okviru modula Nabavnih predračunov kjer preko povezav lahko spremljamo stanje in razliko med:
- Zneskom predračuna, plačilom in razliko
- Zneskom predračuna, navezava naročilnic in razlika
- Zneskom predračuna, prejeti računi
Predračunu lahko spremenimo status na zaključeno, ko je bil predračun plačan in smo prejeli ustrezne račune, ki smo jih knjižili. Saldo avansov za predračun je v saldakontih enako 0.
Predračunu pa lahko spremenimo status na arhivirano tudi, ko ni v celoti predračun bil plačan. V tem primeru se sami odločimo za spremembo statusa in ga tako zaključimo.
Takega predračuna ne bo program ponujal v plačilo.
Druga način spremljanja in nadziranja procesa pa predstavlja poročilo v okviru programa Zajem prejetih računov.
Poročilo omogoča spremljanje odprtih predračunov, predračunov kjer čakamo na račun, predračunov kjer čakamo na avansni računi in vsi predračuni.
Vnosna polja: vnosni niz je prilagojen delu naročnika.
Partner: izbor partnerja iz šifranta Partnerji
Dobavitelj: izbor partnerja iz šifranta Partnerji
Pogodba: šifra pogodbe, povezava na šifrant nabavne pogodbe
Oznaka: program ponudi oznake, ki imajo v šifrantu Oznake vpisan konto avansa (v Kontnem planu konto z oznako AV, D-dobavitelj: 130). Konto se na vpiše iz oznake na glavo predračuna.
Dobaviteljeva številka predračuna: poljuben vnos dobaviteljeve številke
Datum predračuna: datum izstavitve predračuna
Datum zapadlosti: zapadlost predračuna
Denarna enota: prebere se iz konta avansa v oznaki
Znesek predračuna: celotni znesek predračuna
Znesek za plačilo: znesek za plačilo z DDV
Davčna osnova: davčna osnova oziroma neto znesek blaga
Podpisnik: delavec, podpisnik
Transakcijski račun: TRR partnerja, pomoč na šifrant transakcijskih računov partnerja
Koda namena: privzeta vrednost je ADVA
Model dobav.: model, ki ga dobavitelj zahteva pri plačilu, osnovna vrednost je 00
Sklic dobav.: sklicevalna številka, ki jo dobavitelj želi na plačilnem nalogu
Str. mesto: stroškovno mesto
Konto avansa: iz oznake
Opombe: poljuben opis
V programu je kontrola na obstoj plačila v Plačilnem prometu ali Saldakontih. Če zapis obstaja, program ne dovoli brisanje predračuna. Potrebno ga je dati na arhivirano.
Povezava z Naročilnico:
Program ponudi pozicije naročilnice z istim stroškovnim mestom.
Možno je odstraniti povezavo med predračunom in med naročilnicami ne glede na status predračuna.
Z izdajo 905-000 uvedena nova nastavitev v okviru programa Nabava, ki omogoča izbor ali ima podjetje blokado pri kontroli povezanega zneska med naročilnicami in predračunom ali zgolj opozorilo.
Sistemska nastavitev je XNPRZNNA.
Vrednost naročilnice je že zmanjšana za že narejene povezave na drugih predračunih.
Brisanih pozicij naročilnice program ne prikazuje.
V spodnjem delu pregleda se nahajajo seštevki:
V Povezavah lahko pregledujemo za posamezen predračuna naslednje povezave:
Plačevanje iz prejetih predračunov:
1. Dobavitelj na podlagi naročila za blago zahteva predčasno plačilo-avans.
2. Nabavni referent pripravi predračun iz naročila.
3. Komercialni direktor določi in zapiše na predračun kdaj in v kakšni vrednosti se bo plačal.
4. Predračun fizično prinesejo referentu v financah.
5. Referent v financah pripravi plačilni nalog za plačilo dobavitelju. Veliko teh plačil je plačil v tujino in so lahko v EUR ali USD.
6. Ko so vsi plačilni nalogi pripravljeni, referent kreira paket za plačilo v tujino in temeljnico za domača plačila.
7. Referent kreira XML datoteko - posebej za domača plačila in posebej za tuja plačila ter jo uvozi v bančni program.
8. Referent v bančnem sistemu preveri, če so vsa poslana plačila izvedena in poknjiži paket (plačila v tujino).
Posamezen plačilni nalog postavi na status 5 za avtomatsko kreiranje temeljnice.
Ko so vsi plačilni nalogi poknjiženi dobi paket status 8.
Prav tako pa poknjiži tudi temeljnico za domača plačila. Z nočno obdelavo se vsa ta plačila obveznosti prenesejo in so vidna v saldakontih.
Pravilo za avtomatsko polnjenje modela na glavi vnosa prejetega predračuna (NA):
Potrditev šifre partnerja na vnosu novega Prejetega predračuna:
- Če je partnerjeva banka v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko predvpiše model RF
- Če partnerjeva banka NI v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko predvpiše model NRC
- Če ima partner domačo banko, se vpiše 00, če je sklic vnešen in 99 če sklica ni.