U kolonu 1 - REDNI BROJ - unosi se redni broj unosa podataka u ovu knjigu, koji počinje rednim brojem 1 a završava se rednim brojem upisa zadnjeg dana poreskog perioda. Za svaki poreski period sabiraju se podaci o iznosu prometa i PDV i zbirno unose u poresku prijavu.
U kolonu 2 - DATUM KNJIŽENJA - unosi se datum knjiženja primljenih računa od dobavljača koji se za odgovarajući poreski period moraju uneti najkasnije do roka propisanog za sastavljanje obračuna na obrascu poreske prijave.
U kolonu 3 - DATUM PRIJEMA ISPRAVE I PLAĆANJA NAKNADE POLJOPRIVREDNIKU - upisuje se porezni datum pri uvozu dobara i porezni datum naknade poljoprivredniku od 8% na vrednost kupljenih dobara i usluga od poljoprivrednika koja ima tretman prethodnog poreza.
U kolonu 4 -BROJ RAČUNA - upisuje se broj ulaznog računa dobavljača ili broj drugog dokumenta koji se priznaje kao ulazni račun. Svaki račun mora imati broj koji se unosi u ovu knjigu.
U kolonu 5 - DATUM IZDAVANJA RAČUNA - upisuje se datum pod kojim je izdat račun , a ne datum kada je račun primljen. U knjigu primljenih računa unose se svi primljeni računi čiji je datum izdavanja najkasnije do poslednjeg dana u mesecu za određeni poreski period.
U kolonu 6 - NAZIV DOBAVLJAČA - upisuje se naziv dobavljača i sedište kada se radi o dobavljaču pravnom licu ili preduzetniku. Kada se radi o fizičkom licu, obvezniku PDV tada se upisuje ime i prezime kao i prebivalište.
U kolonu 7 - PIB ili JMBG DOBAVLJAČA - upisuje se poreski identifikacioni broj dobavljača pravnog lica ili preduzetnika, ili Jedinstveni matični broj građana ukoliko je u pitanju fizičko lice koje je obveznik PDV.
U kolonu 8 - UKUPNA NAKNADA SA PDV - upisuje se ukupna naknada iz primljenog računa dobavljača sa uključenim PDV. Iznos PDV sadržan u ovoj koloni unosi se u kolonu 12, a iznos prethodnog poreza koji se može odbiti od obračunate obaveze u poreskom periodu iskazuje se u koloni 13.KPR.
U kolonu 9 - OSLOBOĐENE NABAVKE I NABAVKE OD LICA KOJI NISU OBVEZNICI PDV - upisuje se vrednost nabavki koje su oslobođene plaćanja PDV i nabavke od malih obveznika i lica koji nisu u sistemu PDV.
U kolonu 10 - NAKNADA ZA UVEZENA DOBRA NA KOJA SE NE PLAĆA PDV - iskazuje se vrednost uvezenih dobara koja su oslobođena PDV po članu 26.Zakona o PDV.
U kolonu 11 - NAKNADA BEZ PDV - iskazuje se naknada na koju je obračunat PDV koji se može odbiti kao prethodni PDV u poreskom periodu. Iznos Iz ove kolone raspoređuje se na kolone od 12 do 18.
U kolonu 12 - UKUPAN IZNOS OBRAČUNATOG PDV - iskazuje se ukupan iznos obračunatog PDV sadržan u računima i drugoj dokumentaciji za nabavljena dobra i usluge.
U kolonu 13 - IZNOS PRETHODNOG PDV KOJI SE MOŽE ODBITI - unosi se podatak o ukupnom iznosu prethodnog PDV koji je iskazan u primljenim računima i koji se može odbiti od dugovanog poreza obveznika. Za obveznike koji u celini obavljaju promet dobara i usluga sa pravom na odbitak prethodnog poreza iznos u ovoj koloni biće jednak iznosu u koloni 12. Obveznici koji vrše promet dobara i usluga sa pravom i bez prava na odbitak prethodnog poreza u ovoj koloni utvrdiće iznos srazmernog dela prethodnog poreza prema članu 30. Zakona o PDV, koji se može odbiti od dugovnog poreza za odgovarajući poreski period.
U kolonu 14 - IZNOS PRETHODNOG PDV KOJI SE NE MOŽE ODBITI - unosi se iznos prethodnog PDV iz računa dobavljača i drugih isprava koji se ne priznaju kao prethodni porez i nabavke dobar i usluga u skladu sa članom 29.Zakona o PDV i iznosa PDV koji se po utvrđivanju srazmernog poreskog odbitka ne može odbiti kao prethodni PDV
U kolonu 15 - VREDNOST UVEZENIH DOBARA NA KOJA SE PLAĆA PDV - iskazuje se iznos naknade za uvezena dobra na koja se plaća PDV. Ukoliko je u pitanju obveznik koji se bavi samo maloprodajom pa ne vrši uvoz dobara,mogu se izostaviti kolone vezane za uvoz ( kolone 15. i 16. ).
u kolonu 16 - IZNOS PDV KOJI JE PLAĆEN PRI UVOZU dobara, na osnovu podataka sa carinske isprave.
u kolonu 17 - VREDNOST PRIMLJENIH DOBARA I USLUGA OD POLJOPRIVREDNIKA - iskazuje se vrednost primljenih dobara i usluga od poljoprivrednika na koju je obračunata naknada poljoprivredniku
u kolonu 18 - IZNOS NAKNADE POLJOPRIVREDNIKU - iskazuje se iznos plaćene naknade u visini od 8% vrednosti primljenih dobara i usluga od poljoprivrednika koja je sadržana u izdatim priznanicama.